Pravidla nakládání s osobními údaji a souhlas se zpracováním osobních údajů

Chráníme vaše údaje

Obec Holovousy, Holovousy 44, 331 41 Kralovice, IČ: 00572942 (dále jen „správce“ nebo „obec“), jako správce osobních údajů, tímto poskytuje informace o způsobu a podmínkách zpracování osobních údajů fyzických osob v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a souvisejícími právními předpisy České republiky.

Obec při zpracování osobních údajů dbá na ochranu práv a svobod fyzických osob a postupuje v souladu se zásadami zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, minimalizace údajů, přesnosti, omezení uložení, integrity a důvěrnosti osobních údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro splnění konkrétního účelu zpracování, zejména pro výkon působnosti obce, plnění právních povinností, výkon veřejné moci, plnění smluvních povinností nebo na základě souhlasu subjektu údajů, vyžaduje-li jej právní předpis.

Správce zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění stanoveného účelu, případně po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, spisovým a skartačním řádem nebo jinými závaznými pravidly pro správu dokumentů.

Cílem tohoto dokumentu je poskytnout subjektům údajů jasné a srozumitelné informace o tom, jaké osobní údaje obec zpracovává, z jakých právních důvodů tak činí, komu mohou být osobní údaje zpřístupňovány, jak dlouho jsou uchovávány a jaká práva subjektům údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Níže naleznete podrobné informace o jednotlivých účelech zpracování osobních údajů, právních titulech jejich zpracování, době uchovávání údajů a o právech subjektů údajů podle článků 12 až 22 GDPR.

Základní zásady ochrany osobních údajů

Obec Holovousy se zavazuje zajišťovat ochranu osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), souvisejícími právními předpisy České republiky a interními předpisy správce. Při zpracování osobních údajů obec dbá na ochranu práv a oprávněných zájmů subjektů údajů a přijímá opatření směřující k zajištění vysoké úrovně ochrany osobních údajů.

 Osobní údaje jsou získávány a zpracovávány výhradně na základě platného právního titulu a v souladu se zásadami zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, účelového omezení, minimalizace údajů, přesnosti, omezení uložení, integrity a důvěrnosti.

Obec zavádí, udržuje a pravidelně vyhodnocuje technická, organizační, personální a bezpečnostní opatření odpovídající povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování osobních údajů. Tato opatření jsou nastavena tak, aby byla zajištěna odpovídající úroveň zabezpečení osobních údajů, zejména jejich důvěrnost, integrita, dostupnost, odolnost systémů a služeb zpracování a schopnost včas obnovit dostupnost osobních údajů v případě fyzických či technických incidentů.

Přístup k osobním údajům je umožněn pouze oprávněným osobám, které osobní údaje potřebují ke své činnosti a jsou vázány povinností mlčenlivosti. Předávání osobních údajů třetím osobám je realizováno pouze v případech stanovených právními předpisy, na základě plnění zákonné povinnosti, výkonu veřejné moci, plnění smlouvy nebo na základě jiného zákonného důvodu.

Obec zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a nezbytné pro naplnění konkrétního účelu zpracování. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení stanoveného účelu, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy, spisovým a skartačním řádem nebo jinými závaznými pravidly pro správu dokumentů.

Obec průběžně sleduje změny právních předpisů, metodických doporučení dozorových orgánů a aktuální bezpečnostní hrozby. Nové požadavky a opatření související s ochranou osobních údajů jsou bez zbytečného odkladu promítány do interních procesů, postupů a bezpečnostních opatření.

Veškeré případy porušení zabezpečení osobních údajů (bezpečnostní incidenty) jsou řádně evidovány, posuzovány a dokumentovány. V případech stanovených GDPR obec oznamuje porušení zabezpečení osobních údajů příslušnému dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, a pokud by porušení mohlo vést k vysokému riziku pro práva a svobody fyzických osob, informuje bez zbytečného odkladu rovněž dotčené subjekty údajů.

Obec podporuje princip odpovědnosti (accountability) a je schopna doložit soulad svých postupů při zpracování osobních údajů s požadavky GDPR a dalších právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů.

Přehled zpracovávaných typů údajů a jejich zdroje

V rámci své činnosti obec zejména zpracovává identifikační údaje subjektů údajů sloužící k jejich jednoznačné identifikaci, kontaktní údaje umožňující vzájemnou komunikaci a další osobní údaje nezbytné pro vedení jednotlivých agend, správních řízení, evidencí, smluvních vztahů a dalších činností vykonávaných obcí.

Osobní údaje jsou získávány především přímo od subjektů údajů při výkonu působnosti obce, z podání doručených obci, z úřední činnosti, od jiných orgánů veřejné moci a veřejných institucí, případně ze základních registrů, informačních systémů veřejné správy a dalších oprávněných zdrojů, pokud tak stanoví právní předpis nebo jiný zákonný důvod zpracování.

Při získávání a zpracování osobních údajů obec vždy dbá na zásadu minimalizace údajů a zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a nezbytné pro naplnění konkrétního účelu zpracování.

Účely zpracování

Hlavním účelem zpracování osobních údajů je zajištění výkonu působnosti obce, plnění povinností uložených právními předpisy, výkon veřejné moci, vedení zákonem stanovených evidencí, poskytování veřejných služeb a zabezpečení řádného chodu obecního úřadu.

Obec dále zpracovává osobní údaje za účelem komunikace s občany a dalšími osobami, vyřizování podání, žádostí, smluvních vztahů, správních a jiných úředních postupů, pořádání kulturních, společenských, sportovních a dalších akcí a poskytování informací o činnosti obce a o dění v obci.

Za účelem informování veřejnosti o své činnosti a dokumentace společenského života v obci mohou být při akcích pořádaných nebo spolupořádaných obcí pořizovány a následně zveřejňovány fotografie, obrazové či audiovizuální záznamy. Tyto záznamy jsou pořizovány zejména pro účely zpravodajství, prezentace činnosti obce, vedení kroniky obce, zveřejnění v obecním zpravodaji, na úřední desce, webových stránkách obce nebo na jejích oficiálních komunikačních kanálech.

Obec při pořizování a zveřejňování fotografií a záznamů vždy dbá na ochranu práv a oprávněných zájmů zachycených osob a postupuje v souladu s GDPR, občanským zákoníkem a dalšími relevantními právními předpisy.

Současně upozorňujeme, že veřejná jednání orgánů obce, zejména zasedání zastupitelstva obce a další veřejně přístupná jednání konaná ve věcech veřejného zájmu, mohou být dokumentována formou obrazových, zvukových nebo audiovizuálních záznamů za účelem zajištění transparentnosti veřejné správy, informování veřejnosti a plnění zákonných úkolů obce.

Osoby účastnící se veřejných akcí nebo veřejných jednání pořádaných obcí jsou o pořizování záznamů informovány vhodným způsobem, zejména prostřednictvím oznámení zveřejněného před konáním akce, na místě konání nebo prostřednictvím informačních kanálů obce.

Účely a právní základ pro zpracování

Právním základem zpracování osobních údajů občanů je plnění právních povinností města, plnění uzavřených smluv, oprávněný zájem obce, souhlas subjektu údajů, veřejný zájem či životně důležité zájmy subjektu údajů.

Přehled účelů a právních základů pro zpracování  :

1*a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;  

b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů; 

c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;  

d) zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;  

e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;  

f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. 

Doba, po níž jsou osobní údaje zpracovávány

Jsou-li osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů, jsou uchovávány po dobu, na kterou byl souhlas udělen, případně do okamžiku jeho odvolání, neexistuje-li jiný právní důvod pro další zpracování.

Po uplynutí stanovené doby uchovávání nebo po zániku účelu zpracování jsou osobní údaje bezpečně vymazány, anonymizovány nebo zlikvidovány v souladu s příslušnými právními předpisy, interními předpisy správce a pravidly spisové služby a archivnictví.

V případech, kdy právní předpis stanoví povinnost uchovávat dokumenty obsahující osobní údaje po určitou dobu, jsou osobní údaje uchovávány po dobu stanovenou těmito právními předpisy, a to i v případě, že původní účel jejich zpracování již pominul.

Jak probíhá zpracování osobních údajů

Obec Holovousy zpracovává osobní údaje prostřednictvím svých informačních systémů, evidencí a dalších prostředků nezbytných pro výkon své působnosti a plnění zákonných povinností. Veškeré zpracování osobních údajů probíhá v souladu s požadavky GDPR, zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalších souvisejících právních předpisů.

Obec přijala a průběžně udržuje odpovídající technická, organizační a bezpečnostní opatření, jejichž cílem je zajistit ochranu osobních údajů před neoprávněným nebo nezákonným zpracováním, náhodnou či protiprávní ztrátou, zničením, poškozením, pozměněním nebo neoprávněným zpřístupněním.

Zpracování osobních údajů je pod průběžnou kontrolou nastavených bezpečnostních, organizačních a technických procesů. K ochraně osobních údajů obec využívá zejména mechanismy řízení přístupových oprávnění, zabezpečení informačních systémů, ochrany datových přenosů, zálohování dat, evidence přístupů, fyzického zabezpečení prostor a dalších opatření odpovídajících povaze, rozsahu a účelu zpracování osobních údajů.

Přístup k osobním údajům mají výhradně oprávněné osoby, které jej nezbytně potřebují k výkonu svých pracovních nebo služebních povinností. Rozsah přístupových oprávnění je stanoven s ohledem na pracovní zařazení a odpovědnosti jednotlivých osob a podléhá pravidelnému přezkumu.

Zaměstnanci obce, členové orgánů obce a další osoby podílející se na zpracování osobních údajů jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech týkajících se osobních údajů a přijatých bezpečnostních opatření. Tato povinnost trvá i po skončení pracovněprávního, služebního, smluvního nebo jiného obdobného vztahu k obci, nestanoví-li právní předpis jinak.

Obec pravidelně vyhodnocuje účinnost přijatých bezpečnostních opatření a přijímá odpovídající opatření k jejich aktualizaci a zdokonalování s ohledem na vývoj právních předpisů, technologický pokrok, změny v rozsahu zpracování osobních údajů a aktuální bezpečnostní rizika.

Předávání osobních údajů jiným osobám

Obec předává osobní údaje zpracovatelům osobních údajů na základě smlouvy s příslušnými ustanoveními o zpracování osobních údajů. Seznam zpracovatelů je k dispozici na webových stránkách obce. Dále mohou být osobní údaje předány subjektům veřejné moci a státním orgánům, pokud je to uloženo nebo umožněno právním předpisem.

Seznam zpracovatelů:

Triada spol. s.r.o.                                           IČ: 43871020

Innovation One s.r.o.                                     IČ: 04734807

Galileo Corporation s.r.o.                              IČ: 25448714

Jan Uhlíř                                                        IČ: 68776373

PVCom s.r.o.                                                 IČ: 25226304

Státní oblastní archiv Plasy                           IČ: 70979090

Martin Řenč                                                   IČ: 00743101

Město Kralovice                                            IČ: 00257966

Státní oblastní archiv Plasy                           IČ: 70979090

Plzeňský kraj                                                 IČ: 70890366

Dále mohou být osobní údaje předány subjektům veřejné moci a státním orgánům, pokud je to uloženo nebo umožněno právním předpisem.

Zpracování osobních údajů na základě souhlasu

V případech, kdy je právním základem zpracování osobních údajů souhlas subjektu  údajů    podle článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR, je udělení souhlasu zcela dobrovolné a závisí výhradně na svobodném rozhodnutí subjektu údajů.

Subjekt údajů má právo rozhodnout, zda souhlas se zpracováním osobních údajů udělí, neudělí nebo jej poskytne pouze v omezeném rozsahu. Obec zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu, k účelu a po dobu vymezenou uděleným souhlasem a je vázána podmínkami, za nichž byl souhlas poskytnut.

Udělený souhlas lze kdykoliv odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování osobních údajů prováděného na základě souhlasu před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu musí být stejně snadné jako jeho udělení a lze jej uplatnit způsobem uvedeným v příslušném souhlasu nebo prostřednictvím kontaktních údajů správce.

Po odvolání souhlasu nebo v případě, že souhlas nebyl udělen, obec ukončí zpracování osobních údajů prováděné výhradně na základě tohoto souhlasu, neexistuje-li jiný právní důvod, který by obec opravňoval nebo zavazoval k dalšímu zpracování osobních údajů.

Odmítnutí udělení souhlasu nebo jeho následné odvolání nemá pro subjekt údajů žádné nepříznivé důsledky, s výjimkou případů, kdy bez zpracování příslušných osobních údajů nelze poskytnout konkrétní službu, plnění nebo aktivitu, pro kterou je souhlas vyžadován.

Práva subjektů údajů

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení, zda jsou či nejsou jeho osobní údaje zpracovávány. Pokud obec osobní údaje zpracovává, má subjekt údajů právo získat informace zejména o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, době uchovávání osobních údajů, zdrojích osobních údajů a o svých právech vyplývajících z GDPR.

Subjekt údajů má dále právo obdržet kopii osobních údajů, které jsou o něm zpracovávány, pokud tím nejsou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, zejména právo na ochranu osobních údajů, obchodní tajemství, ochrana duševního vlastnictví nebo další zákonem chráněné zájmy.

Součástí poskytovaných informací je rovněž sdělení, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a informace o logice použitého postupu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro subjekt údajů.

Právo na opravu osobních údajů

Subjekt údajů má právo požadovat, aby obec bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se jej týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů rovněž právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i formou dodatečného prohlášení.

Zjistí-li obec, že jsou evidované osobní údaje nepřesné nebo neaktuální, přijme bez zbytečného odkladu opatření k jejich opravě nebo aktualizaci.

Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“)

Subjekt údajů má právo požadovat výmaz osobních údajů, které se jej týkají, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány;
• subjekt údajů odvolal souhlas se zpracováním osobních údajů a neexistuje jiný právní důvod pro jejich další zpracování;
• subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro další zpracování;
• osobní údaje byly zpracovávány protiprávně;
• výmaz osobních údajů je nezbytný ke splnění právní povinnosti stanovené právními předpisy;
• osobní údaje byly získány v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti na základě uděleného souhlasu.

Právo na výmaz však nelze uplatnit v případech, kdy je zpracování osobních údajů nezbytné zejména pro splnění právní povinnosti, výkon veřejné moci, plnění úkolu ve veřejném zájmu, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pro archivní účely ve veřejném zájmu.

Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů má právo požadovat omezení zpracování osobních údajů v následujících případech:

1. popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k ověření jejich správnosti;
2. zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho omezení jejich použití;
3. obec již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
4. subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými zájmy subjektu údajů.

Po dobu omezení mohou být osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovávány pouze se souhlasem subjektu údajů nebo z důvodů stanovených právními předpisy.

Právo vznést námitku

Subjekt údajů má právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které je založeno na plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, při výkonu veřejné moci nebo na oprávněném zájmu správce či třetí osoby.

Po uplatnění námitky obec posoudí její důvodnost a ukončí zpracování osobních údajů, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro jejich další zpracování, které převažují nad právy a svobodami subjektu údajů, nebo pokud nejsou údaje nezbytné k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které poskytl obci a které jsou zpracovávány automatizovaně na základě jeho souhlasu nebo za účelem plnění smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Je-li to technicky proveditelné, má subjekt údajů právo požadovat, aby obec předala tyto osobní údaje přímo jinému správci.

Uvedené právo se nevztahuje na zpracování osobních údajů prováděné při výkonu veřejné moci nebo při plnění právních povinností správce.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.

Úřad pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

telefon: +420 234 665 111

Způsob uplatňování práv subjektů údajů

elektronickým podáním:

• prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem
• ouholovousy@volny.cz
• prostřednictvím datové schránky kcubhuu
• osobně v kanceláři obecního úřadu obce (písemná žádost, občanský průkaz)

-        Obecní úřad Holovousy

         Holovousy 44

            331 41 Kralovice

úřední hodiny

Po:                                                

Út:  

St:                          19:00 – 20:00

Čt:                                

Pá:

Postup k uplatnění práv subjektů údajů

1. Přijetí žádosti
2. Identifikace žadatele
3. Vyhodnocení žádosti
4. Rozhodnutí o žádosti
5. Výkon rozhodnutí
6. Informování žadatele

Lhůta na zpracování žádosti činí 30 dní ode dne přijetí žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit až o 60 dní, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce údajů informován, včetně důvodu prodloužení.

Identifikační a kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů

• Innovation One s.r.o.

• IČO: 04734807

• Se sídlem: Březenecká 4808, 430 04 Chomutov

Martin Došek

e-mail: martin.dosek@innone.cz

telefon: +420 774 618 251

Slovníček pojmů

Oprávněný zájem

Oprávněným zájmem se rozumí zájem správce nebo třetí osoby na zpracování osobních údajů, který je legitimní, zákonný a přiměřený a nepřevažují nad ním práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů. Před použitím tohoto právního titulu správce vždy posuzuje, zda oprávněný zájem převažuje nad zájmy a základními právy subjektu údajů.

Osobní údaj

Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo jeden či více prvků vyjadřujících fyzickou, fyziologickou, genetickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo společenskou identitu této osoby.

Příjemce

Příjemcem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny nebo předány, bez ohledu na to, zda se jedná o třetí stranu či nikoliv.

Správce

Správcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který samostatně nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Pro účely tohoto dokumentu je správcem osobních údajů Obec Výrov, se sídlem Hadačka 105, 331 41  Kralovice, IČ: 00573027

Subjekt údajů

Subjektem údajů se rozumí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.

Účel zpracování

Účelem zpracování se rozumí konkrétní, výslovně vyjádřený a legitimní důvod, pro který jsou osobní údaje shromažďovány a dále zpracovávány.

Zpracování osobních údajů

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů. Jedná se zejména o shromažďování, zaznamenávání, uspořádání, strukturování, ukládání, přizpůsobení, pozměňování, vyhledávání, nahlížení, používání, zpřístupňování, předávání, šíření, omezení, výmaz nebo likvidaci osobních údajů.

Zpracovatel

Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce a na základě jeho pokynů. Zpracovatel je povinen poskytnout dostatečné záruky pro zavedení vhodných technických a organizačních opatření zajišťujících ochranu osobních údajů v souladu s GDPR.

Záznam k činnostem zpracování obce

Informační povinnost obce a práva subjektu údajů

Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro zaměstnance (245.25 kB)

Směrnice pro plnění práv subjektů údajů (209.68 kB)

Příloha k přijetí požadavku na plnění práv občanů (22.92 kB)